فنون مذاکره و آداب معاشرت و نحوه برگزاری جلسات کاری و تجاری در کشور اسپانیا
حسام اولنج حسام اولنج
1398/01/24 16:55 22 0

فنون مذاکره و آداب معاشرت و نحوه برگزاری جلسات کاری و تجاری در کشور اسپانیا

نحوه برگزاری جلسات کاری بین کشورهای مختلف متفاوت است. اگرچه ممکن است برخی تفاوت‌ها وجود داشته باشد، اما معمولا تعدادی از ویژگی‌های عمومی در زمینه آداب معاشرت در جلسات کاری وجود دارند که شما باید در هنگام انجام تجارت در آن کشور از آنها آگاه باشید.

به طور مثال نحوه برگزاری جلسات کاری در کشور اسپانیا درمقایسه با دیگر کشور های اروپای ‌غربی راحت‌تر است؛ شما باید برای مذاکرات طولانی آماده باشید. قبل از آغاز مذاکرات شما باید زمان کافی برای شناخت درست شرکای تجاری خود داشته باشید. همیشه به خاطر داشته باشید که قبل شروع بحث در مورد تجارت، اوراق سهام عمومی باید تهیه شود.یک رابطه‌ی شفاهی بخش جدایی ناپذیر مذاکرات موفق در اسپانیا است. در بسیاری از موارد اوراق سهام اجتماعی برای تضمین توافقات به کار می‌روند و حتی ممکن است جایگزین قرارداد های نوشتاری شوند. در اغلب کشورها مانند انگلستان و آلمان، اظهارات کتبی اهمیت زیادی ندارند.

هنگام آماده شدن برای مشارکت تجاری با یک کشور خارجی، خوب است بدانید که کلید موفقیت مذاکرات، احترام به فرهنگ، ارزش‌ها و سنت‌های شرکای آینده شما است.

اهمیت جلسات تجاری 

به طور کلی، اسپانیایی‌ها علاقه زیادی به تعامل تجاری با خارجی‌ها نشان می‌دهند، چرا که هنوز به برتری محصولات و خدمات خارج از کشور اعتقاد دارند.

همانطور که قبلا ذکر شد، اسپانیایی‌ها قبل از شروع یک رابطه‌ی تجاری با مردم آشنا می‌شوند، بنابراین توصیه می‌شود که به هر سوالی که درباره زندگی خصوصی یا خانواده‌تان پرسیده می‌شود صادقانه پاسخ بدهید. اسپانیایی‌ها تاکید زیادی بر اعتماد و صداقت دارند، بنابراین قبل از ترتیب دادن اولین قرار ملاقات به این موضوع توجه زیادی داشته باشید.

برنامه ریزی جلسه تجاری

هنگام برنامه‌ریزی یک جلسه توصیه می‌شود حضورتان را قبل از تعیین قرار ملاقات از طریق نامه، فکس و یا ایمیل برای آنها تایید کنید. این کار در صورت برگزاری مجدد قرار ملاقات‌ها از هر گونه ابهام یا سوتفاهم جلوگیری می‌کند و باعث مدیریت بهتر زمان می‌شود. توصیه می‌شود زمان اولین جلسه کاری و تجاری نزدیک به ظهر باشد. علت برگزاری اولین جلسه کاری در ظهر این است که در بسیاری از موارد در کشورهای مختلف زمان برگزاری جلسات تجاری تفاوت‌های عمده ای دارد. با این حال ساعت 11 تا 1 ظهر معمولا ساعت مناسبی برای برگزاری جلسات کاری در همه کشورهای دنیا است.

اسپانیا دارای بیشترین تعطیلات رسمی در اروپا است، با حداقل چهارده روز که بیشتر آنها ملی‌اند. البته اسپانیا تعطیلات منطقه‌ای و محلی هم دارد. اگر تعطیلی رسمی در روز سه‌شنبه یا پنج‌شنبه باشد، بسیاری از مردم یک تعطیلات چهار روزه میگیرند که اصطلاحا  به آن (hacer puente) می‌گویند.

علاوه‌ بر این، در اکثر شهر‌ها و روستا‌ها فستیوال‌های سالیانه‌ی مهمی برگزار می‌شود که ممکن است تا چند روز طول بکشند. بنابراین، قبل از برگزاری جلسات و ریختن برنامه سفر بهتر است که تقویم محلی را چک کرده و همچنین فهرست تعطیلات ملی را بررسی کنید.

در فرهنگ اسپانیا سلسله مراتب و موقعیت‌ها بسیار مهم است بنابراین، توصیه می‌شود جلسات بین دو فرد در موقعیت و جایگاه حرفه‌ای معادل با یکدیگر برگزار شود. فرهنگ تجاری اسپانیایی تاکید زیادی بر اقتدار درون سازمان‌ها و تصمیم‌های مدیر ارشد حاضر در جلسه دارد. مدیران ارشد تمایل دارند تا فاصله خود را با مدیران جوان و پایین رده‌تر از خود حفظ کنند. به طور کلی زیر‌دست‌ها باید به مدیران خود احترام گذاشته و دستورات آنها را دنبال کنند. اسپانیایی ها تمایل دارند به صورت تیمی و گروهی کار کنند.

بازدیدکنندگان اسپانیا باید آگاه باشند که دو فرهنگ تجاری کاملا متمایز در اسپانیا  وجود دارد. از یک سو، صنایع بزرگتر و جدیدتر یا اصلاح شده، که مقدار زیادی سرمایه گذاری خارجی را دریافت کرده اند و تکنیک های مدیریت مدرن بین المللی را به کار می‌برند. همچنین شرکت‌های کوچک و متوسط ​​و شرکت های خانوادگی که اکثریت تولید ناخالص داخلی اسپانیا را تشکیل می دهند، وجود دارد. بانک های پیشرو که هنوز هم از نخبگان تجاری تشکیل شده‌اند، در جایی در وسط این دو قرار دارند.

روند مذاکره

مهم است که شما تنها زمانی شروع به آغاز مذاکرات خود کنید که با همتایان اسپانیایی خود به رابطه‌ی شخصی یا سطح معینی از اعتماد رسیده باشید. هر جلسه معمولا با بحث درباره موضوعات کلی و شناخت یکدیگر برای ایجاد یک رابطه‌ی تجاری پایدار شروع می‌شود. احساسات و روابط شخصی برای اسپانیایی‎ها بسیار مهم‌تر از واقعیت ها است بنابراین تمرکز اصلی شما باید به روابط شخصی با آنها باشد.

برای اینکه موضوعات تجاری در طول یک جلسه مورد بحث قرار بگیرند، مهم است که دستور کار تنظیم شده را دنبال کرده تا از موضوع مورد بحث فاصله نگیرید. باید اطمینان حاصل کنید که سخنرانی شما واضح است و تمامی افراد حاضر در جلسه قادر به دنبال کردن شما و درک این بحث هستند. به ویژه در اسپانیا باید مراقب این موضوع باشید زیرا مردم اسپانیا اگر مشکلی داشته باشند آنرا بیان نمی‌کنند، بیان مشکلات و ضعف‌ها در اسپانیا جلوه منفی دارد. بنابراین توصیه می‌شود که یک نسخه خلاصه شده از ارائه خود را به زبان اسپانیایی بیان کنید.

همانطور که گفته شد اسپانیا یک کشور سلسله مراتبی است، بنابراین تصمیمات نهایی تنها توسط مدیران ارشد شرکت‌ها گرفته می‌شود. در معاملات تجاری شما ممکن است هرگز شخصی را که تصمیمات نهایی را اتخاذ می‌کند ملاقات نکنید. این یک روش عادی برای انجام کسب‌وکار در اسپانیا است که روی همه تاثیر می‌گذارد.

اسپانیایی‌ها انسان‌های دقیقی هستند و هر جزئیاتی را بررسی می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که تمام تعهدات و مفاهیم به طور کامل درک شده باشد. پس از انجام یک توافق شفاهی، یک قرار داد کامل امضا خواهد شد و طی مدت مشخصی بررسی و تصویب خواهد شد.

مراحل برگزاری جلسه

معمولا مقدمه‌ی یک جلسه رسمی یا اجتماعی با دست دادن رسمی در حالی که ارتباط چشمی خود را با میزبان حفظ می‌کنید شروع می‌شود. قبل از شروع رسمی جلسه، باید زمانی را برای شناختن میزبان خود صرف کرده و در رابطه با موضوعاتی غیر رسمی مانند آب‌و هوا، خانواده یا نحوه‌ی سفر خود صحبت کنید.

هنگامی که شما برای قرار ملاقات می‌روید، بهتر است کارت ویزیت خود را به پذیرش ارائه دهید، که به صورت ایده‌آل باید به زبان انگلیسی و اسپانیایی باشد.

هنگام شرکت در یک جلسه با یک شریک تجاری جدید برای اولین بار، تا جایی که امکان پذیر است اطلاعات درباره شرکت خود را در اختیار آنها قرار دهید. در صورت لزوم نمونه‌هایی از محصولات و مثال‌هایی از خدماتی که شرکت شما ارائه می‌دهد را برای آنها بازگو کنید. جلسه اول به طور کلی کاملا رسمی است و به عنوان وسیله‌ای برای شناختن یکدیگر استفاده می‌شود. هنگامی که مطالب چاپی را برای نشست انتخاب می‌کنید، در نظر داشته باشید که هر دو نسخه‌ی انگلیسی و اسپانیایی در‌دسترس باشد.

نحوه‌ی اجرای یک جلسه کاری

در اسپانیا، تصمیم‌گیری ها معمولا حین جلسات انجام نمی‌شوند، و عمدتا جلسات برای بحث و تبادل ایده‌ها و نظرات است. علاوه‌بر‌ این، تصمیم‌گیری می‌تواند کند باشد زیرا در سطوح مختلف مدیریت به تفکر و مشاوره احتیاج زیادی وجود دارد. بنابراین باید مطمئن شوید که با فردی که دارای قدرت تصمیم‌گیری در شرکت است، مذاکره می‌کنید.

اکثر اسپانیایی‌ها نظر خود را در جلسات ارائه نمی‌دهند. بنابراین، دریافتن سر نخ‌های غیر کلامی در موفقیت مذاکرات بسیار مهم است. شما ممکن است با سازگاری با روش های انجام تجارت در اسپانیا و تلاش برای درک آنها به سادگی بتوانید پذیرش همکاری با اسپانیایی‌ها را بدست آورید.

این به شما کمک میکند که برای فرهگ خود احترام کسب کنید، به همین خاطر نیز همتایان اسپانیایی‌تان به شما احترام خواهند گذاشت. یکی دیگر از عناصر فرهنگی اسپانیایی که به طور قابل ملاحظه‌‌ای در جلسات تجاری تاثیر میگذارد مفهوم زمان است. مردم اسپانیا معمولا عجله ندارند؛ بنابراین اگر بر سرقرار کاری دیر حاضر شدند یا در زمانه مشخص شده نیامدند تعجب نکنید. برای مذاکرات موفقیت‌آمیز در مقابل اسپانیایی‌ها باید صبر و شکیبایی داشته باشید و به فرهنگ آنها احترام بگذارید. در جلسات ممکن است چند نفر هم‌زمان با یکدیگر صحبت کنند، وقفه‌ ایجاد کردن در میان صحبت دیگران در اسپانیا رایج است. این یک پدیده‌ی فرهنگی است و اغلب نشانگر علاقه‌ی واقعی به بحث است.

پیگیری نامه پس از جلسه با مشتری

همیشه پس از اتمام یک معامله تجاری مهم است که پس از ابراز تشکر و تقویت روابط شخصی ایجاد شده، مسائل تجاری پیگیری شود.

اقدامات باید سریعا پیگیری شود تا اطمینان حاصل شود که شراکت، نیروی محرکه خود را از دست نمی‌دهد و یک الگوی اعتماد و انتظار برقرار می‌شود.

همانطور که ارتباط بین شما و شریکتان برقرار می‌شود، قابل انتظار است که شما شریک تجاری اسپانیایی‌تان را به اجتماعات غیر رسمی مانند رستوران یا برای یک مهمانی شام دعوت کنید.

وعده های غذایی کاری

اسپانیایی‌ها از غذا به عنوان یک فعالیت اجتماعی لذت میبرند، بنابراین انتظار ندارند که بر سر میز غذا از کار صحبت کنند. اگر قصد دارید از دعوت به غذا یا نوشیدنی به عنوان یک  فرصت برای گفتگو در مورد مسائل تجاری استفاده کنید بهتر است که در دعوت‌نامه این اطلاعات را قید کنید تا از ایجاد هرگونه سؤتفاهم جلوگیری کنید.

تمرین برای جلوگیری از بحث درمورد مسائل مالی پیش از شام و تمرکز بر ایجاد یک رابطه‌ی شخصی، در بحث بعدی به شما کمک می‌کند.

برای خوردن یک وعده غذای کاری، بهتر است از نهار به جای شام استفاده کنید. همچنین بهترین ساعت برای این وعده، شروع از ساعت 1:00 الی 2:00 بسته به شرایط  است. این وعده غذایی می‌تواند یک وعده‌ی معمولی در یک رستوران محلی یا یک نهار طولانی در یک رستوران خوب باشد.

همکاران به طور منظم نهار را با هم می‌خورند، اما رده‌های مختلف با هم‌غذا نمی‌خورند و رئیس معمولا با همتایان دیگر خود به غذا خوردن ادامه می‌دهد.

جلسات همراه با صبحانه در اسپانیا خیلی محبوب نیستند و هرگز جلسات قبل از ساعت 8:30 برنامه ریزی نمی‌شود. همچنین چون بسیاری از اسپانیایی‌ها برای صرف نهار به خانه می‌روند پس در صورت رد شدن درخواست نهارتان تعجب نکنید.

همینطور باید توجه داشته باشید که دادن انعام به خدمتکاران و گارسون‌های رستوران‌ها و کافه ها در اسپانیا بسیار مهم است. معمولا 5 درصد از فاکتور خرید رستوران یا کافه به عنوان انعام نقد محاسبه می‌شود.

 غذا خوردن در اسپانیا به شدت محبوب است و به طور کلی بخشی از فرهنگ ملی محسوب می‌شود. غذای سنتی شامل غذاهای کوچکی از انواع غذا‌های مختلف می‌شود مثلا غذاهای دریایی و سیب زمینی که معمولا بین مردم عادی و گردشگران بسیار محبوب است. اسپانیا دارای خطوط ساحلی گسترده‌ای است، بنابراین ماهی و غذا‌های دریایی بخش عمده‌ای از منابع طبیعی و مواد اولیه غذا‌های سنتی‌شان را تشکیل داده. روغن زیتون یک ماده ضروری برای تمام غذا‌های اسپانیایی است. پائلا (paella) یک غذای ویژه‌ی محبوب اسپانیایی‌هاست که از برنج و صدف حلزونی ساخته شده است.

در حالی که سلیقه ها و غذا‌ها در سراسر این کشور بزرگ متفاوت است، اما برخی ویژگی‌های مشترک بین آنها وجود دارد. روغن زیتون، سیر و پیاز در اکثر غذا‌ها در آشپز‌خانه‌های اسپانیایی به کار برده می‌شود. شراب یا نوشیدنی قبل از شام مصرف می‌شود و قبل از شام از روغن زیتون و نان به عنوان پیش غذا استفاده می‌کنند. دسرهایی که به صورت روزانه استفاده می‌شوند معمولا یک تکه میوه یا لبنات است، این در حالی است که از کیک، کلوچه های بزرگ و پودینگ‌ها برای موارد خاص استفاده می‌کنند.

شراب محبوب‌ترین نوشیدنی است که هنگام شام صرف می‌شود و بیشتر از ریاکا و والدپنس استفاده می‌کنند. قهوه به مقدار زیاد در اسپانیا نوشیده می‌شود. یک فنجان قهوه سیاه سنگین به عنوان   ‘café solo’  و قهوه با شیر با عنوان  ‘café con leche’ شناخته می‌شوند. آب‌های معندنی در اسپانیا بسیار محبوب هستند و اسپانیایی‌ها از این آب که با کیفیت‌تر از آب لوله است بسیار می‌نوشند.

راهنمایی‌ درباره جلسه های تجاری

اسپانیایی‌ها به اینکه چه میگویند و اینکه چگونه میگویند توجه می‌کنند. اسپانیایی‌ها مخصوصا در برخورد با خارجی‌ها اغلب تلاش می‌‎کنند که همه چیز در نظم کامل باشد. و این یک کار برای حفظ آبرو است. مذاکره کنندگان خارجی باید در طول گفتگو با اسپانیایی‌ها توجه زیادی برای تشخیص صداقت یا صحت آنچه که می‌گویند، داشته باشند.

مهم است که از این موضوع که اعداد می‌توانند در فرهنگ اسپانیایی بی‌اعتبار باشند آگاه باشند. مدیران اسپانیایی تمایلی به بودجه و طرح‌های عملی ندارند و ارتباط شفاهی رو در ور را به صورت کتبی ترجیح می‌دهند.

به دلیل عدم تمایل اسپانیایی‌ها به نشان دادن خبر بد، توصیه می‌شود در صورت امکان شبکه‌ای ازمخاطبین بی طرف داشته باشید تا بتوانید آنچه را که گفته میشود بررسی و یا تفسیر کنید. اسپانیایی‌هایی که مشغول به تحصیل در خارج از کشور هستند یا تحصیل خود را به پایان رسانده‌اند یک منبع ارزشمند در این زمینه خواهند بود زیرا ممکن است به احساس شما در رابطه با دانستن حقیقت احترام گذاشته و با دلسوزی به شما کمک و از شما حمایت کنند. مهم است که با همتایان اسپانیایی خود ارتباط داشته باشید تا بتوانید چیز‌هایی که در هنگام بحث به توافق رسیدید را عملی کنید. با این حال مهم است که شما حساسیت خود را به غرور اسپانیایی‌ها که میتوانند به طور مستقل کارها را انجام دهند نشان دهید. به این نکته توجه کنید که نباید مزاحم کار ها باشید اما همیشه باید در دسترس باشید. توصیه می شود که به یادگیری در مورد نحوه زندگی در اسپانیا علاقه مند شوید و منابع و اطلاعاتی را که برای رسیدن به اهداف خود نیاز دارید فراهم کنید.

در مقایسه با برخی کشور های اروپایی، نسبتا تعداد کمی از زنان اسپانیایی در پست های مدیریتی قرار دارند. با این حال، با بازرگانان زنی که به اسپانیا سفر می‌کنند با احترام برخورد می‌کنند. مهم است که بازرگانان زن در تمام طول سفر کاری خود رفتاری حرفه‌ای داشته باشند. مرد سالاری یک جنبه بسیار مهمی از ذهنیت بسیاری از مردان اسپانیایی است که همچنان احساس نیاز به کنترل همه چیز در رابطه با زنان را دارند. با این حال اکثر مردان اسپانیایی معمولا مایل به پذیرش یک دعوت ناهار یا شام از طرف زن تاجر در خارج از کشور هستند.

منبع : businessculture

هوای کسب و کارتان را داریم

با ثبت درخواست ، جدیدترین دوره های آموزشی ما را رایگان دریافت کنید

ما هم از اسپمر ها بیزاریم. از اطلاعات شما سو استفاده ای نخواهد شد.

ارسال نظر

شما هم میتوانید نظر خود را برای ما ارسال کنید

  • Google
  • Instagram
  • Aparat
  • Youtube
  • Telegram

درباره ما

ما اینجا از اکسیژن می گوییم ، اکسیژن کسب و کار یعنی هر آنچه برای شروع یک کار لازم است بدانید. با ما همراه باشید تا از تازه ترین اخبار کسب و کار مطلع شوید و ایده های کارآفرینی تان را عملی کنید. شما در اکسیژن وارد سه دنیای کسب و کار ، دنیای مدیریت و دنیای فردی می شوید و مهارت های لازم برای راه اندازی یک کسب و کار از قبیل مهارت مدیریت/رهبری ، بازاریابی و فروش ، برندسازی ، تبلیغات ، مذاکره و ارتباطات ، کارآفرینی و استارتاپ را فراگرفته و با فناوری های نوین و مدیریت کسب و کارهای آنلاین آشنا شده و با استفاده از راهنمای شغل آینده ی من ، بهترین شغل را برگزیده و به کمک مهارت های رشد و توسعه ی فردی ، آشنایی با سبک زندگی موفق و آزمون های خودشناسی به مطلوب ترین وضعیت برای راه اندازی یک کسب و کار می رسید و با الزامات شروع یک کار موفق آشنا می شوید.

نقل مطالب سايت تنها با ذکر منبع (www.odo.ac) و نام نويسنده و لینک به آن مطلب مجاز است و در غیر این صورت پیگرد قانونی دارد.

تماس باما

اکسیژن (هوای تازه کسب و کار) © 2018 تمامی حقوق برای سیستم مدیریت محتوای نویسه محفوظ می باشد