مدیریت زمان برای کارایی بهتر
نگین نصر نگین نصر
1396/11/07 12:58 1311 0

مدیریت زمان برای کارایی بهتر

تاکنون به این فکر کرده اید که چگونه بعضی افراد برای انجام همه کارهایی که می خواهند زمان دارند، در حالی که دیگران همیشه در حال پریدن از شاخه ای به شاخه ی دیگر هستند و به نظر می رسد هیچ وقت هم نمی توانند کاری را به اتمام برسانند.

آیا مسئله این است که افراد دسته اول کار کمتری برای انجام دادن دارند؟ نه، دلیل آن این است که آنها از زمانشان به طور مؤثرتری استفاده می کنند و از مهارت های مدیریت زمان بهتر استفاده می کنند.

مدیریت زمان مفهوم پیچیده ای نیست، اما در عمل انجام دادن اصلا کار آسانی نیست. این کار احتیاج به صرف زمان برای اولویت بندی و نظم دادن به خودتان و کارهایتان دارد. اما موقعی که این کارها را انجام دادید متوجه خواهید شد که با این ترفندهای کوچک، روز، هفته و ماهتان نظم و ترتیب خاص خودشان را می گیرند و همه کارهایی که می خواهید انجام دهید را می توانید.

 

مدیریت زمان

درک تفاوت بین کار ضروری و کار مهم

کار "ضروری" وظیفه ایست که نیاز به توجه فوری شما دارد اما میزان اهمیت آنها مشخص نیست.

کار "مهم" چیزیست که اهمیت دارد و انجام ندادن آنها عواقب جدی برای شما و دیگران دارد.

برای مثال:

پاسخ دادن به تلفن یک کار ضروریست. اگر آن را پاسخ ندهید، طرف مقابل تلفن را قطع می کند و نمی توانید بفهمید که چرا با شما تماس گرفته است. هرچند، میتوانید از یک سرویس پیغام گیر استفاده کنید و اطلاع بدهید که آن زمان در دسترس نبودید. این کار چندان مهم نیست.

رفتن به دندانپزشکی به صورت منظم مهم است. (این طور به ما گفته اند). اگر این کار را انجام ندهید ممکن است بیماری لثه یا... بگیرید. ولی این کار خیلی ضروری نیست. هر چند اگر برای مدت خیلی طولانی آنها را به حال خودشان رها کنید ممکن است رسیدگی به آنها ضروری شود چون دندان درد می گیرید.

اینکه به دنبال فرزندتان بروید و او را از مدرسه بیاورید هم ضروری و هم مهم است.اکر در زمان مناسب درِ مدرسه نباشید، او در زمین مدرسه یا کلاسمنتظر می ماند و نگران میشود که شما کجا هستید.

خواندن پیام های خنده دار در تلگرام نه ضروریست و نه مهم.

مرز بین کارهای ضروری و مهم کلید اولویت بندی زمان و حجم کاری تان، چه در هنگام کار و چه در منزل است.

جدول زیر اولویت بندی زمانی برای انجام کارها را نمایش می دهد.

 

مدیریت زمان

 

البته به یاد داشته باشید که خودتان و سلامتی تان مهم هستید. و اینکه خیلی کار برای انجام دادن دارید به این معنا نیست که ورزش کردن، ده دقیقه پیاده روی یا زمان گذاشتن برای تغذیه صحیح، مهم نیستند. به هیچ عنوان نباید به خاطر کارهای "ضروری" که دارید از سلامت جسمی و روحیتان غافل شوید.

نکته: کارهای ضروری و مهم یک امر ثابت نیستند. شما باید لیست وظایفتان را مرتبا مرور کنید چون ممکن است یک کار تبدیل به کار مهم یا ضروری شده باشد.

چه باید کرد اگر یک وظیفه ی مهم، به خاطر کارهای مهم و ضروری تر مدام عقب بیفتد؟

اول از همه ببینید آن کار واقعا مهم است یا خیر. آیا واقعا نیاز است که انجام شود یا اینکه فقط خودتان می گویید که باید انجام شود؟ اگر واقعا مهم است، آن را به فرد دیگری محول کنید.

 

قوانین دیگر برای مدیریت زمان

منظم باشید

نظم و ترتیب هم اعتماد به نفس و هم انگیزه را افزایش می دهد. همچنین اگر محیط کارتان تمیز باشد بیشتر می توانید روی همه چیز کنترل داشته باشید.

سه اصل برای خودتان تنظیم کنید:

نگه دارید: اگر چیزی در آینده می تواند کاربرد داشته باشد، آن را ثبت و ضبط کنید. اگر نیاز به اقدام دارد به لیست وظایفتان اضافه اش کنید.

به دیگران بدهید: اگر چیزی را نمی خواهید ولی شخص دیگری ممکن است به آن احتیاج داشته باشد و بتواند از آن استفاده کند، یا کاری هست که بتوانید آن را محول کنید، این کار را انجام دهید.

دور بیندازید (یا بازیافت کنید): چیزهایی که نه برای خودتان و نه دیگران ارزشی ندارند را دور بیاندازید.

 

نظم

 

زمان بازدهی تان را مشخص کنید

همه ی ما در طول روز زمان هایی وجود دارد که بهتر کار می کنیم. بهتر است که وظایف سخت را به آن مواقع محول کنیم.

هرچند، باید برای زمان هایی که یکسری کارها باید در مواقع خاص انجام شود نیز برنامه ریزی کنید. مانند ملاقات کاری، یا یک سفر یا مأموریت.

یک گزینه کاربردی دیگر این است که لیستی از وظایف مهم ولی غیرضروری داشته باشید که بتوان آنها را در بین ده دقیقه ی ملاقات ها انجام داد.

 

کارها را به تعویق نیندازید

اگر کاری واقعا مهم و ضروریست، خودتان را وادار به انجامش کنید. اگر می بینید دارید بهانه تراشی می کنید که کاری را انجام ندهید از خودتان دلیلش را بپرسید. شاید هنوز شک دارید که باید آن کار را انجام دهید یا نه، شاید اصول اخلاقی برایتان مهم است یا فکر می کنید این کار بهترین گزینه ی ممکن نیست. در این صورت، اگر این مسئله کاریست با همکاران یا مدیرتان در موردش صحبت کنید و اگر شخصی ست با خانواده یا دوستانتان صحبت کنید و ببینید که آیا جایگزینی برای آن وجود دارد یا خیر.

 

چند کار را با هم انجام ندهید

بهتر است قبل از اینکه کار دیگری را شروع کنید یک کار را تمام کنید. اگر مجبورید چند کار را با هم انجام دهید، سعی کنید آنها را در یک گروه دسته بندی کنیدو کارهای مشابه را پشت سر هم انجام دهید.

 

آرامش داشته باشید و چشم اندازی از کارها داشته باشید

شاید مهم ترین چیزی که باید به خاطر داشته باشید این است که آرامشتان را حفظ کنید. اینکه احساس کنید غرق در کارهای مختلف شده اید، بسیار اضطراب زاست. به یاد داشته باشید که اگر نتوانید وظایف روزتان را انجام دهید یا اگر آن را به فردا بسپارید دنیا به آخر نمی رسد؛ به خصوص اگر دقیق اولویت بندی کرده باشید.

 

منبع: skillsyouneed

هوای کسب و کارتان را داریم

با ثبت درخواست ، جدیدترین دوره های آموزشی ما را رایگان دریافت کنید

ما هم از اسپمر ها بیزاریم. از اطلاعات شما سو استفاده ای نخواهد شد.

ارسال نظر

شما هم میتوانید نظر خود را برای ما ارسال کنید

پر بیننده ترین مطالب

  • Google
  • Instagram
  • Aparat
  • Youtube
  • Telegram

درباره ما

ما اینجا از اکسیژن می گوییم ، اکسیژن کسب و کار یعنی هر آنچه برای شروع یک کار لازم است بدانید. با ما همراه باشید تا از تازه ترین اخبار کسب و کار مطلع شوید و ایده های کارآفرینی تان را عملی کنید. شما در اکسیژن وارد سه دنیای کسب و کار ، دنیای مدیریت و دنیای فردی می شوید و مهارت های لازم برای راه اندازی یک کسب و کار از قبیل مهارت مدیریت/رهبری ، بازاریابی و فروش ، برندسازی ، تبلیغات ، مذاکره و ارتباطات ، کارآفرینی و استارتاپ را فراگرفته و با فناوری های نوین و مدیریت کسب و کارهای آنلاین آشنا شده و با استفاده از راهنمای شغل آینده ی من ، بهترین شغل را برگزیده و به کمک مهارت های رشد و توسعه ی فردی ، آشنایی با سبک زندگی موفق و آزمون های خودشناسی به مطلوب ترین وضعیت برای راه اندازی یک کسب و کار می رسید و با الزامات شروع یک کار موفق آشنا می شوید.

نقل مطالب سايت تنها با ذکر منبع (www.odo.ac) و نام نويسنده و لینک به آن مطلب مجاز است و در غیر این صورت پیگرد قانونی دارد.

تماس باما

اکسیژن (دانشکده اینترنتی کسب و کار) © 2018 تمامی حقوق برای سیستم مدیریت محتوای نویسه محفوظ می باشد